効率化を目指して

皆さんは会社の会議に参加してことはありますか?
出席者の意見を集約し、発展的な議論を交わすことが会議の目的です。
しかし、1度でも会議に参加したことのある方なら、
こうした目的は単なる理想でしかないことがお分かりいただけるでしょう。
そもそも因縁は、仕事の細分化や専門家が進んでいます。
少人数のプロジェクトチームがいくつも作られ、その中で話し合いが行われることが一般的です。
会議室に何人もの人間が集まるという形式は、もはや時代遅れというわけです。
もし多くの人間が会議室に集まったとしても、
プロジェクトチームの人たちでは無い人達でどれだけ発展的な議論を行えるでしょうか。
こうした意味合いからも、最近ではオフィスの中に会議室を設けない企業が増えてきています。
少人数が短時間で済ませられるミーティングという形が主流となっているのです。

 

しかし、会社全体で共有しなければいけない案件においてはこの限りではありません。
収支決算報告会などは、会社の各部門の責任者が集まることが普通です。
ミーティングが一般的となった時代において、
大人数が集まる会議を上手く進められない人が増えています。
そんなときの強い味方となってくれるのが貸し会議室なのです。
東京の駅近くなどアクセスの良い貸し会議室は特にビジネスの味方となってくれます。
オフィスに会議室が無い企業の多くは、
重要な案件のときだけ貸し会議室を借りるという手法を取っています。
貸し会議室で行う会議は、わざわざ場を貸し切って行う必要があるほど会社にとって大切なのです。
そこで今回は、貸し会議室を選ぶコツと、
会議を上手く進めるための段取りについて解説していきたいと思います。

会議の目的と形

会議の形式は、目的によって大きく変わってきます。
例えば、どんな新商品を開発するか意見を問いたい場合と、
自分が考案した新商品についてプレゼンしたいときでは求められる会議室の形態は全く違うものとなるのです。
前者であれば、テーブルを円状にして全員の顔がよく見える配置にすると良いでしょう。
こうした机の配置は、誰かに見られているという意識が働くため自然と全員参加の意識を持つようになるからです。
後者の場合は、学校における授業風景のように1人が全員の前に立って発表する形式が理想です。
発表者以外の視線が同じ法を向くため、プレゼンしている側も聞き手の反応を確認しながら話すことが出来ます。
机の位置1つで、会議が円滑に進むか決まるのです。
そのためにも、会議の形式を事前に確認しておきましょう。
会議に参加する人数も重要です。
部屋が小さ過ぎるせいで詰めて座らなければいかず、会議に集中できなかった。
反対に、部屋の規模に対して人数が少ないせいで、場違いな感じを覚えてしまった。
こうしたちょっとした違和感が、会議の進行や純度を衰えさせる可能性を秘めています。
会議にどれくらいの人数が参加するかも、きちんと確認しておいてください。
 
貸し会議室は、会議の形式と人数に合わせて様々なタイプの部屋を用意しています。

少人数だから利用出来ないということはありません。
こちらの要望に合わせて机や椅子の配置をあらかじめ整えてくれるサービスを行っている貸し会議室業者もあるので、積極的に利用しましょう。